Scopo
Il Gruppo Kautschuk collabora con fornitori, appaltatori e partner logistici il cui rendimento incide sulla qualità del prodotto, sull'affidabilità della fornitura, sul rispetto degli obblighi di legge, sulla sicurezza delle persone e sull'impatto ambientale. Questa linea guida definisce come esaminiamo i rischi di sostenibilità dei fornitori e come vengono gestiti gli esiti delle verifiche.
La linea guida integra il nostro Codice Etico, la Politica anticorruzione, la pagina Ambiente, la Politica per la sicurezza dell'informazione e gli impegni REACH. È concepita come uno strumento operativo di gestione piuttosto che come un elenco di controllo generico.
Campo di applicazione
La linea guida si applica a fornitori e prestatori di servizi che possono influenzare in modo significativo le operazioni, i prodotti o gli obblighi verso i clienti del Gruppo Kautschuk. Ciò include, ove pertinente:
- fornitori di materie prime e chimici speciali;
- produttori per conto terzi e partner di trasformazione;
- fornitori di imballaggi;
- fornitori di stoccaggio, trasporto e servizi logistici;
- imprese appaltatrici per la gestione dei rifiuti e delle acque reflue;
- fornitori di laboratori, consulenza, IT e altri servizi che accedono a dati sensibili o a processi operativi.
Classificazione dei fornitori basata sul rischio
Il livello di approfondimento della revisione del fornitore dipende dal rischio. I fattori considerati possono includere la criticità del prodotto, il profilo di pericolosità chimica, la rilevanza normativa, il rischio Paese e settoriale, i volumi, la difficoltà di sostituzione, le prestazioni precedenti, l'esposizione ambientale, l'accesso a informazioni riservate e la storia di non conformità.
I fornitori possono essere classificati come a rischio basso, medio o elevato ai fini dell'onboarding, della revisione periodica e della pianificazione delle verifiche. I fornitori ad alto rischio possono essere soggetti a due diligence potenziata, richieste di documentazione aggiuntive, audit sul sito o remoti, piani di azione correttiva e revisioni di follow-up.
Argomenti delle verifiche e valutazioni
Le verifiche e le valutazioni dei fornitori possono riguardare i seguenti argomenti, adattati in base al tipo e al profilo di rischio del fornitore:
Qualità e tutela del prodotto (product stewardship)
- sistema di gestione della qualità, controlli di processo, tracciabilità e controllo delle modifiche;
- disponibilità e manutenzione di Schede di Dati di Sicurezza (SDS), Schede Tecniche (TDS), etichette e documentazione normativa;
- manipolazione sicura, stoccaggio, imballaggio, classificazione per il trasporto e controlli sul rilascio del prodotto;
- gestione dei reclami clienti, disponibilità alla richiamata e procedure di azione correttiva.
Ambiente
- autorizzazioni ambientali, ISO 14001 o pratiche gestionali equivalenti dove pertinente;
- uso energetico, opportunità di energie rinnovabili e controllo delle emissioni;
- utilizzo dell'acqua, trattamento o smaltimento delle acque reflue e prevenzione dell'inquinamento del suolo o delle acque;
- separazione dei rifiuti, riciclo, riutilizzo degli imballaggi e smaltimento conforme dei rifiuti pericolosi;
- prevenzione e contenimento delle fuoriuscite, risposta alle emergenze e segnalazione degli incidenti;
- biodiversità, aree protette o considerazioni relative alla comunità locale per siti o progetti pertinenti.
Diritti umani, lavoro e sicurezza
- divieto di lavoro minorile, lavoro forzato, tratta di esseri umani e abusi relativi al reclutamento a pagamento;
- orario di lavoro legale, retribuzioni, contratti e requisiti di dialogo sociale;
- non discriminazione, anti-molestie e accesso a canali riservati per i reclami;
- salute e sicurezza sul luogo di lavoro, formazione, dispositivi di protezione individuale (DPI), preparazione alle emergenze e sicurezza dei subappaltatori.
Etica aziendale e tutela delle informazioni
- controlli anticorruzione, antiricatto, antifrode e per la gestione dei conflitti di interesse;
- concorrenza leale e prevenzione del collusionismo o di comportamenti di mercato illeciti;
- riservatezza, protezione dei dati, cybersecurity e accesso controllato alle informazioni clienti o aziendali;
- registri trasparenti e collaborazione con richieste di conformità legali.
Metodi di valutazione
In base al rischio e alla fattibilità pratica, la valutazione del fornitore può includere questionari di auto-valutazione, revisione documentale, verifica delle certificazioni, interviste remote, verifiche campionariche, audit sul sito, evidenze di audit di terze parti, audit specifici per il cliente o revisioni delle prestazioni basate su qualità, consegna, conformità e storico degli incidenti.
Le verifiche non si limitano alla raccolta di certificati. Le certificazioni possono essere una prova utile, ma la domanda decisiva è se il fornitore abbia controlli efficaci per i rischi associati al prodotto o servizio fornito.
Azioni correttive ed escalation
Laddove vengano identificate non conformità, il Gruppo Kautschuk può richiedere un piano di azione correttiva con responsabili designati, date target e prove del completamento. Il follow-up può includere revisione documentale, campionature aggiuntive, ripetizione dell'audit o limitazioni temporanee della qualifica.
Risultati critici possono innescare un'immediata escalation. Esempi includono gestione non sicura di sostanze chimiche, documentazione prodotto legalmente obbligatoria mancante, grave non conformità ambientale, corruzione, lavoro forzato, lavoro minorile, registri falsificati, gravi violazioni della sicurezza dei dati o rifiuto di affrontare rischi significativi. Qualora un fornitore non possa o non voglia risolvere una questione critica, il Gruppo Kautschuk può sospendere la qualifica, limitare gli acquisti o recedere dal rapporto qualora ciò sia contrattualmente e legalmente appropriato.
Miglioramento continuo
Lo scopo delle verifiche ai fornitori non è solo l'esclusione; è anche il miglioramento. Preferiamo fornitori trasparenti che individuano tempestivamente le criticità, comunicano chiaramente e le correggono in modo affidabile. Le prestazioni del fornitore, il rischio di sostenibilità e lo storico delle azioni correttive possono influenzare lo status di fornitore preferito, le decisioni di approvvigionamento e la pianificazione delle partnership a lungo termine.
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